大阪の貸事務所・オフィス賃貸なら前田不動産TOP > オフィス移転マニュアル
オフィスの移転には様々な手続き・確認事項があります。
その内容の把握やスケジュールを整理しておくことが、オフィス移転を迅速に進めるポイントとなります。
オフィス移転をお考えの方は、こちらの内容を参考にしてください。
6ヶ月以上前
6ヶ月~4ヶ月前
3ヶ月~1ヶ月前
移転日
オフィスを移転する目的を明確にしましょう。
企業のイメージアップ・業務効率の改善・経費削減・業務拡張など、その目的を達成するために必要な条件を明確にしましょう。
現オフィスの解約予告のチェックしましょう。
賃貸オフィスを解約するには、事前にビル管理会社やオーナーに解約予告を提出しなければいけません。
賃貸オフィスの解約予告期間は、一般的に3ヶ月前~6ヶ月前とされています。
解約期間内の中途解約の場合、解約日までの賃料等を支払わなければいけないため、現オフィスと新オフィスの賃料を支払うことになりますので契約書を見て解約と退去についての取決めを確認しましょう。
スケジュールを組むにあたり、解約予告期間から逆算して移転希望日を決めて置きましょう。
移転にはさまざまな移転作業があります。最初から細かいスケジュールを組むのは不可能に近いため、最初は移転希望日を元に大まかな予定を組み、詳細は後から詰めていきましょう。
移転には様々な目的があります。物件を探す際、条件をきちんと整理して、立地・広さ・設備・予算等、優先順位をつけておきましょう。
最寄駅への距離、周辺環境、取引先へのアクセス等を考慮して物件を選定します。
実際にビルに赴き、最寄駅まで歩いてみたり、周辺環境をチェックすることをお勧めします。
広さは現オフィスを基準に検討してください。社員一人当たり3坪前後(10㎡)を基準に考えると、会議室や役員室などを含んだ目安になります。又、契約面積には共有スペースを含んだ物件もありますので良く確認しましょう。
賃料については立地によって変わってきますので直接不動産会社に確認しましょう。
※確認事項
【面積 賃料 管理費 保証金・敷金等】
設備については、物件を案内してもらった時に空調・セキュリティや仕様を確認しましょう。
※確認事項
【空調設備 機械警備 OA対応 電話回線数 電気容量 駐車場】
物件選定しましたら、入居申込書をビルオーナー又は、管理会社に提出します。
提出された入居申込書に基いて入居審査を行い、1週間前後で申込者に可否の返答を待ちましょう。
賃料、共益費・管理費に何が含まれるのか。
共有部分のどこまでが含まれているか等確認しましょう。
敷金や保証金について
退去時の返還方法、償却方法等確認しましょう。
設備の利用方法
ビルにより設備の利用方法が違いますので確認しましょう。
工事に関するルール
移転時の内装工事の際の注意点を確認しておきましょう。
・会社登記簿謄本
・会社印鑑証明
・代表者の印鑑証明
・代表者の住民票 等
オフィス内のレイアウトを考えましょう。特にIT関連機器の移転には注意が必要です。
社内LANやネットワークの構築や配線の設置の都合でレイアウトが制限されてしまうこともあります。
レイアウト業者と念入りに打ち合わせをすることが重要です。
引越業者、OA機器業者、通信機器業者等スムーズに移転を運ぶ為に日程をよく考えましょう。 また、移転挨拶状や社内印刷物等は作成期間も掛かる為、事前に発注しておきましょう。
法務局、税務所、郵便局への届出をします。地域によっては提出書類に違いがありますので事前に確認しておきましょう。